Bons modelos de recibos de pagamento podem ser bastante úteis para quem precisa entregar este tipo de comprovante mas não sabe direito como ele deve ser.
Isso porque os recibos são uma forma de manter a confiança e credibilidade entre você e seu cliente, algo que pode acabar sendo prejudicado por um formato inadequado ou incompleto.
Por isso, vamos explicar a seguir o que deve constar em um modelo de recibo de pagamento, além de apresentar alguns templates e responder às perguntas mais frequentes sobre o assunto.
Modelo de recibo é flexível
A primeira coisa a se saber é que não há um modelo de recibo oficial. Há diversos formatos disponíveis e que serão considerados como válidos em sua contabilidade. Isso inclui aqueles comprados em papelaria e preenchidos a mão.
O que importa é que as informações incluídas sejam claras e úteis para o entendimento da operação realizada. Para isso, os modelos de recibo precisam apresentar certas informações capazes de esclarecer o que foi transacionado e entre quais pessoas ou empresas. São elas:
- Informações do recebedor: o nome do recebedor (seja este empresa ou indivíduo) precisa estar bem claro, constando nome e sobrenome. Também é comum acrescentar o endereço, ou pelo menos a cidade e estado.
- Informações do pagador: da mesma forma, é comum encontrar nome e sobrenome de quem pagou pela compra ou serviço. Endereço costuma ser menos comum neste caso.
- Informações da venda: uma ou mais frases descrevendo o que foi comprado ou servido costuma contar no recibo, bem como o valor pago e data do pagamento. Alguns recibos trazem mais detalhes, como valor unitário, quantidade e possíveis impostos, taxas e custos extras (como frete).
Além do que foi citado acima, é comum encontrar em recibos um campo para assinatura do vendedor (comprovando o recebimento do valor pago), número do recibo (para controle contábil), descrição da forma de pagamento (cartão de crédito, débito em conta, boleto, etc.), além do RG/CPF ou CNPJ do recebedor e/ou do pagador.
Documento no Word é aceito
É bastante comum usar Microsoft Word, Apple Pages ou outro programa de processamento de texto para criar um modelo de recibo.
Fonte: Portal MEI
Entre as vantagens dessa opção, está o custo mínimo e a possibilidade de preencher apenas os campos necessários sem ter que reescrever todos os parágrafos.
Mas é preciso ter uma impressora por perto para criar a cópia a ser entregue para o cliente se a assinatura do documento for necessária. Caso isso não seja possível, você pode imprimir modelos com antecedência e fazer o preenchimento a mão dos campos em aberto.
Isso é bem simples usando os modelos acima (Portal MEI) e abaixo (UFMG) desta seção, já que o número de informações a preencher é bem pequena. Ambos modelos bem parecidos no conteúdo, mas têm formatos diferentes.
Fonte: UFMG
Mas é possível acrescentar mais detalhes sobre a transação, se você achar que é necessário, seja para seu próprio controle, controle do cliente ou para fins fiscais.
Por exemplo, temos o modelo de recibo abaixo da Modelo Inicial. Isto pode ser especialmente necessário se o recibo comprovar o pagamento de apenas parte da venda, mas você quer deixar claro que ainda há valores pendentes.
Fonte: Modelo Inicial
Você também pode usar uma planilha
Além do processador de texto, é possível usar uma planilha (Microsoft Excel, Apple Numbers e outros) para criar um modelo de recibo.
Esta opção é indicada, principalmente, quando se quer detalhar os valores, incluir impostos e taxas e detalhar os produtos. Isso porque tudo fica melhor organizado em uma planilha e você pode acrescentar fórmulas que farão os cálculos automaticamente.
Fonte: Microsoft
Assim como acontece com o modelo de recibo no Word, você precisará de uma impressora para imprimir um comprovante de papel se quiser assiná-lo.
Mas, neste caso, fazer todo o preenchimento a mão pode ser bem trabalhoso. A sugestão é preencher a planilha no computador e deixar só a assinatura para depois.
E o Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA)?
O recibo de pagamento de autônomo (RPA) é um documento que deve ser emitido pelo contratante e não pelo prestador de serviço. Este é comumente usado para comprovar o pagamento esporádico de um serviço pequeno.
Fonte: Portal MEI
Geralmente, o prestador do serviço atua como pessoa física (por isso não tem recibo próprio ou nota fiscal), sendo, por exemplo, pedreiro, encanador ou pintor de parede.
Como há diversos cálculos de impostos que precisam constar do recibo, o ideal aqui é usar um modelo para planilha Excel, Apple Numbers ou similar já com todos os campos organizados para um preenchimento mais simples. Você vai encontrar diversos modelos online, como este acima do Portal MEI.
