A nota fiscal é um documento muito importante para empreendedores e para seus clientes. Ela traz segurança com a comprovação das transações comerciais, além de organização financeira e regularização ao negócio.

Atualmente, com a modernização e eliminação de documentos impressos, a nota fiscal também se tornou digital e agora é gerada de maneira eletrônica.

Neste artigo, conheça quais as notas fiscais eletrônicas existentes, para quem são destinadas e como fazer a emissão.

Tipos de nota fiscal eletrônica

Existem 5 tipos de Notas Fiscais Eletrônicas, que variam de acordo com a função que exercem e também com o ramo de atividade do empreendedor. São elas:

  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): é a mais conhecida e comum, por ser obrigatoriamente usada no comércio de vendas de produtos e mercadorias que tenham ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), como objetos, roupas e eletrônicos.

  • Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): é utilizada para a prestação de serviços, como realização de exames médicos, profissionais prestadores de serviços, por exemplo, e que são tributados pelo Imposto Sobre Serviço (ISS).

  • Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e): também é usada no comércio e funciona mais como uma espécie de cupom fiscal, comprovando que a transação ocorreu para o consumidor final. É o caso de compras em supermercados e varejo em geral.

  • Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e): é indicada para quem não possui um comércio com muitas vendas ou então realiza poucos serviços. É o caso de autônomos ou MEI, que podem emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) de forma avulsa, por exemplo.

  • Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): é destinada somente às pessoas que trabalham com transporte rodoviário de carga.

Qual nota fiscal gerar e como depende da sua área

Cada empreendedor vai precisar enquadrar seu negócio em uma modalidade específica para poder realizar a emissão da nota correta.

Por exemplo, se você vende mercadorias, não poderá emitir a NFS-e, que é destinada à prestação de serviços. A dica é conversar com um contador ou advogado da área tributária para entender melhor seu caso.

Depois, você terá que providenciar o credenciamento da sua empresa junto ao governo local para poder iniciar as emissões das notas. Algumas regras variam de acordo com a cidade e o estado do Brasil.

Se você for autônomo ou Microempreendedor Individual (MEI), não é obrigado por lei a emitir NFS-e para pessoa física, somente para pessoa jurídica.

Por outro lado, a emissão de nota pode ser importante para manter o registro das suas atividades e facilitar nas burocracias do seu negócio, como a Declaração de Imposto de Renda.

Como emitir nota fiscal eletrônica

Já está claro que as regras específicas da emissão de Nota Fiscal Eletrônica vão variar de acordo com o município.

Então, cheque nos canais digitais da Prefeitura ou da Secretaria de Estado da Fazenda da sua região quais são exatamente as etapas que devem ser feitas para que você passe a realizar a emissão.

Em todo caso, o passo a passo não foge muito da estrutura básica que você acompanha a seguir:

1. Primeiro, defina qual nota fiscal a sua empresa pode e deve emitir.

2. Com a informação em mãos, vá atrás de um Certificado Digital para que suas notas fiscais tenham autenticidade e segurança.

3. Depois, é preciso realizar um cadastro fiscal junto ao governo local da sua região (município ou estado) para que ele autorize que você comece a emitir nota fiscal, de acordo com o produto da sua empresa. Comércios de mercadorias são autorizados pela Secretaria de Estado da Fazenda. Já para serviços, o cadastro é realizado junto à Prefeitura da cidade.

4. Verifique se é possível realizar a primeira etapa do cadastro de forma online. Do contrário, será necessário ir pessoalmente à unidade governamental responsável.

5. Com cadastro feito e validado, escolha um software para facilitar a emissão e organização das notas fiscais. Se você for MEI e autônomo, com baixo volume de notas, a emissão pode ser feita no portal da Prefeitura.

6. Com os itens acima cumpridos, agora é só começar a emitir as notas fiscais da sua empresa. Lembre-se de checar se os dados estão todos corretos antes de fazer a emissão.

7. Após emitida, envie a nota ao seu cliente por e-mail.

E o DANFE?

Você com certeza já se deparou com o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Ele deve ser impresso e seguir junto no transporte das mercadorias enviadas para o cliente.

O DANFE contém as principais informações da venda do produto, além de uma chave de acesso de 44 números que permite ao cliente fazer a consulta da Nota Fiscal Eletrônica.

Empreendedores conversando com contador sobre nota fiscal eletrônica

Converse com seu contador sobre como emitir nota fiscal eletrônica

Desta forma, ele acaba servindo também como um comprovante de que o produto foi vendido, enquanto a nota fiscal verdadeira, esta sim com valor jurídico, é enviada de forma online.

Como é um documento fundamental para quem trabalha com vendas de produtos, geralmente os softwares de emissão de NF-e já possuem integrado no sistema a geração do DANFE, que ocorre de forma automática junto da NF-e.

Em todo caso, quando for escolher o software que você pretende trabalhar, verifique essas funções no sistema.

Segurança é garantida pelo Certificado Digital

O Certificado Digital é uma importante ferramenta que serve para validar a assinatura digital da sua empresa e trazer mais segurança e credibilidade na hora da emissão das notas fiscais.

O Certificado é criado junto a uma Autoridade Certificadora, que nada mais é do que uma instituição autorizada, e é exigido para emissão de notas fiscais, principalmente se você for trabalhar com softwares especializados.

Mas no caso de quem for MEI ou autônomo, como a emissão de nota não é obrigatório, a exigência do Certificado Digital vai depender das regras do seu município ou estado.

Em São Paulo, por exemplo, onde há uma grande presença de pessoas na condição de MEI, não há obrigatoriedade. É o que diz a Instrução Normativa SF/SUREM nº 08, de 24/09/2010.

Há diversas soluções no mercado

Se você é um empreendedor que realiza prestação de serviços, provavelmente o emissor de notas fiscais da própria Prefeitura da sua região será o suficiente para suas necessidades.

No caso de São Paulo capital, por exemplo, a emissão acontece no site Nota do Milhão.

Mas se você tem um comércio e faz muitas vendas, vai precisar de um sistema que te auxilie na emissão e na organização das notas.

Para isso, existem diversos softwares no mercado que fazem conexão com os sistemas das Prefeituras e Secretarias das Fazendas dos municípios e estados brasileiros. Conheça alguns:

Softwares gratuitos

  • SEBRAE: o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas é parceiro da Secretaria da Fazenda na emissão de notas. O software público pode ser baixado para uso no seu computador. Não há limite de emissão de notas fiscais.

  • NotaSoft: é um software de emissão de notas que faz a comunicação com a SEFAZ do seu estado para validação de dados das notas fiscais emitidas por ele.

  • NFe+: é um emissor de notas que não exige a necessidade de baixá-lo no computador, pois o documento é gerado via conexão de internet diretamente dentro do portal do software. Por outro lado, há o limite de 15 emissões mensais.

  • Prefeitura: para quem é MEI, autônomo e emite notas avulsas, é possível utilizar o emissor de NF-e disponibilizado pela Prefeitura da sua cidade.

Softwares pagos

  • PagVendas: o aplicativo para empreendedores da PagSeguro oferece o serviço de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas entre as diversas funcionalidades destinadas aos empreendedores.

  • GestãoClick: a empresa atua como um Sistema Integrado de Gestão Empresarial, o chamado ERP, e fornece um emissor de Nota Fiscal Eletrônica entre seus serviços.

  • Contabilizei: oferece serviços de contabilidade por assinatura para empreendedores. Entre eles, há um programa de emissão de NF-e que é gratuito para quem já assina com a empresa.

É possível gerar segunda via

Por estarmos falando de meio eletrônico, caso necessite de uma segunda via da nota fiscal, é possível que tanto você quanto seu cliente acessem novamente o documento para download ou impressão.

Isso porque, após gerada no sistema, seja ele público ou gratuito, a nota fica armazenada como documento dentro do software ou login. Então, você pode acessar novamente e enviá-la ao seu cliente caso ele solicite.

Mas há outros meios de acesso, útil principalmente para os consumidores:

  • Para comércio de produtos, é possível acessar o site da Secretaria da Fazenda do estado emissor da nota com a chave de acesso de 44 números disponível no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). 

  • No caso de prestação de serviços, a segunda via da nota fiscal pode ser gerada no site da Prefeitura com o CNPJ do prestador de serviço.

Pessoa física pode emitir?

A única maneira de uma pessoa física emitir nota fiscal é se ela trabalhar como autônomo ou como MEI. Do contrário, não será possível a emissão de nota fiscal.

Isso acontece porque, conforme visto neste artigo, é necessário um credenciamento da sua atividade junto ao governo do seu município ou estado.

Também é possível usar a máquina de cartão

Para quem trabalha com vendas, é possível fazer usar uma maquininha de cartão que emite nota fiscal.

Para isso, será necessário um sistema PDV (Ponto de Venda) integrado à maquininha que você for utilizar ou então adquirir uma máquina de cartão que já traga esta solução embutida.