É importante para todo empreendedor saber como emitir um recibo para seus clientes. Afinal, o recibo comprova uma transação financeira. Ao atestar o pagamento de um produto, trata-se de um documento importante para o cliente, além de ter importância para fins contábeis.
Existem diversas formas de emitir um recibo, desde modelos prontos até aplicações digitais. Por isso, é preciso entender a diferença entre as diferentes opções disponíveis e conhecer bem as informações que devem constar em um recibo.
Neste artigo, tiramos essas e outras dúvidas sobre a emissão de recibos em seu negócio.
Afinal, o que é recibo?
O recibo tem valor legal, enquanto declaração de quitação de uma obrigação. Ele garante tanto os direitos de quem o emitiu (o vendedor ou prestador de serviço) quanto de quem o recebeu (o comprador ou tomador do serviço). Além disso, ajuda no controle financeiro das empresas ou profissionais, bem como de quem pagou pelo produto ou serviço.
Seu uso é comum, principalmente, nas negociações com profissionais liberais, autônomos e pessoas físicas. No entanto, eles também podem ser emitidos por empresas.
Como o recibo funciona
Um recibo de pagamento pode ser preenchido em papel ou gerado eletronicamente. No primeiro caso, ele é entregue na forma física. Em geral, acompanha o produto ou é passado ao cliente no momento da prestação do serviço. No segundo caso, tanto pode ser impresso e entregue ao cliente quanto enviado eletronicamente — por e-mail ou outra via.
Este recibo inglês do secúlo 19 ainda seria válido por conter todas as informações necessárias
Em geral, o recibo deve ser assinado por quem recebeu o pagamento. Afinal, trata-se de um comprovante de que esse pagamento foi realizado. No entanto, a Receita Federal exige que sejam emitidas duas vias do recibo. Assim, ambas as partes podem manter comprovantes da transação realizada, inclusive para controle financeiro.
Que informações devem constar em um recibo?
Os modelos de recibo podem variar bastante. Porém, há um conjunto de informações que devem constar em qualquer versão. São elas:
É claro que pode haver variações em relação ao tipo de informação disponível no documento. Por exemplo, em muitos casos, o recibo é emitido sem assinatura. Principalmente, quando emitido por empresas junto à nota fiscal do cliente.
No entanto, o ideal é que ele inclua o máximo de informações sobre o pagamento e sobre o produto ou serviço relacionado a ele. Assim, deixa pouca margem para dúvidas ou contestações.
Recibo é o mesmo que nota fiscal?
É muito comum a confusão entre o recibo e a nota fiscal. No entanto, você deve estar ciente de que eles não são a mesma coisa.
Afinal, a nota fiscal e o recibo têm funções bem diferentes:
Portanto, o recibo é um documento voltado ao controle financeiro. Seu foco está no pagamento do produto ou serviço. Já a nota fiscal atesta que o pagador passou a ser dono do produto ou tomador do serviço em questão.
A nota ainda tem a função de informar a Receita sobre a operação realizada. Dessa forma, viabiliza o recolhimento dos impostos relacionados à transação em questão (saiba mais sobre a nota fiscal eletrônica – NFC-e)
O recibo, por outro lado, vale apenas como comprovante de que um determinado valor foi pago. Ao contrário da nota, o recibo não tem valor fiscal nem pode ser usado como comprovante para o recolhimento de impostos.
Quem precisa emitir recibo ou nota fiscal?
A emissão da nota fiscal é obrigatória para quase toda pessoa jurídica que comercializa produtos ou serviços. A única exceção a essa regra é o microempreendedor individual (MEI), contanto que ele não venda para pessoa jurídica.
Já o recibo não é um documento obrigatório, mas sua emissão é recomendada para fins legais. Ele pode ser usado para fins contábeis, inclusive por empresas ou profissionais que também emitem nota fiscal. Em casos assim, deve ser visto como um complemento, e não como um documento fiscal oficial, podendo ser emitido junto à NF-e ou à NFS-e.
Atualmente, estão autorizados a usar apenas recibos em suas transações:
Em geral, o mais recomendado é a emissão dos dois documentos, mesmo que você seja um microempreendedor ou tenha uma empresa pequena. Assim, você evitará problemas com o Estado e poderá contar com mais informações para o controle financeiro do seu negócio – veja como emitir nota fiscal na máquina de cartão.
Há, ainda, uma opção ao recibo tradicional, que também é usada por muitas empresas: o Recibo de Pagamento Autônomo (RPA). Esse documento é usado na contratação de profissionais autônomos — ou seja, sem vínculos trabalhistas.
Tipos de recibo
Existem diversas maneiras de emitir um recibo. Como esse não é um documento fiscal, há uma certa flexibilidade em relação ao formato e ao meio de emissão. Portanto, você pode escolher a opção mais adequada para o seu caso, inclusive em relação ao modelo do documento.
Confira a seguir quais são os tipos de recibos mais populares e como você pode trabalhar com cada um deles.
Recibo comum de papelaria
Essa é uma das opções mais simples e tradicionais de emitir recibos. As papelarias costumam vender talões com recibos em papel, nos formatos mais diversos. Em geral, cada folha vem com uma numeração própria.
Há versões genéricas, contendo apenas os campos básicos e que podem ser usadas em praticamente qualquer tipo de negócio. Também é possível encontrar alguns modelos voltados a negócios específicos, que incluem desde escritórios de advocacia e serviços de marcenaria.
Esse tipo de recibo costuma vir com papel carbono, que pode ser usado para a produção de uma cópia durante o preenchimento do documento. Assim, você pode preencher a via principal e entregá-la fisicamente para o cliente, enquanto preserva a segunda via para controle interno da sua empresa.
Esse tipo de recibo tem algumas vantagens, como:
Por outro lado, o recibo de papelaria é mais indicado para quem não faz questão de um documento personalizado e não vê problema em preenchê-lo na hora para cada cliente.
Recibo de gráfica personalizado
O recibo de gráfica é muito semelhante ao que se encontra em uma papelaria. Ele também é fabricado em talões com diversas guias numeradas em papel. Além disso, permite a produção de cópias em papel carbono.
No dia a dia, também funciona da mesma forma que um recibo genérico em papel. Você deve preencher cada recibo individualmente e entregá-lo ao cliente uma vez que tenha recebido o pagamento por um produto ou serviço específico.
As vantagens de encomendar um talão de recibos de uma gráfica, em vez de optar por um modelo de papelaria, incluem, principalmente:
Templates para Word e modelos da internet
Há também a opção de encontrar um template pronto de recibo para Microsoft Word ou um outro modelo qualquer na internet. Por meio de uma busca simples no Google ou em outros mecanismos de busca, você terá acesso a diversas opções.
Você pode usar um recibo criado no computador
Assim como ocorre com os talões de recibos encontrados em papelarias, há desde modelos genéricos até versões mais customizadas para alguns tipos de negócios. Além disso, se tiver interesse (e algum jeito para a coisa), você poderá criar seu próprio modelo em aplicativos como o Word ou o Adobe Illustrator.
Você também encontrará algumas vantagens nesse caso. Por exemplo:
A possibilidade de uso na versão digital torna essa uma boa opção para quem realiza vendas ou oferece serviços online. Afinal, você poderá enviar o recibo por e-mail ou em outro canal de sua preferência. No entanto, ainda terá a opção de imprimir o documento para enviar uma versão em papel ao cliente.
Softwares de contabilidade
Apesar da flexibilidade e do baixo custo dos modelos de recibo em papel ou no Word costumam ter, nem sempre essa é a melhor escolha para um negócio. O preenchimento manual e a necessidade de armazenar vias em papel, por exemplo, podem tornar essa opção pouco prática.
Hoje em dia, existem diversos serviços e ferramentas online que tornam mais simples e prática a emissão de recibos de pagamento, além de facilitar o armazenamento e o controle contábil desses documentos.
Alguns sistemas populares de gestão que contam com esse recurso incluem:
Em qualquer um desses sistemas, você poderá emitir recibos com os dados da sua empresa, personalizar os campos e enviá-los diretamente da plataforma para os seus clientes. No entanto, a variedade de recursos e integrações disponíveis pode variar bastante caso a caso.
Esses serviços são pagos. No entanto, costumam diversos oferecer outros recursos, além da geração de recibos, na mesma plataforma. Desse modo, acabam por se tornar uma solução interessante para quem deseja concentrar diversas ferramentas contábeis em um mesmo lugar.
Comprovante de maquininha de cartão
Quem recebe pagamentos por cartão de crédito ou débito pode contar com essa opção para emitir recibos para os clientes. Afinal, em geral, as maquininhas de cartão oferecem essa funcionalidade.
Nas máquinas de cartão, o recibo pode ser gerado automaticamente após a aprovação do pagamento. Normalmente, são geradas, ao mesmo tempo, a via do vendedor e a via do comprador. O vendedor também pode deixar de imprimir o recibo do cliente, caso ele o recuse. No entanto, é recomendado guardar a via da empresa para controle interno.
Hoje em dia, há uma grande variedade de máquinas de cartão, mas nem todas permitem a impressão do recibo. Em alguns casos, o recibo só pode ser enviado por e-mail ou SMS. Neste outro artigo nosso, você encontra exemplos de maquininhas com ou sem recibo por e-mail, via SMS ou impresso.
Como você pode imaginar, são muitas as vantagens de gerar recibos com uma maquininha de cartão:
Porém, você terá que contar com um meio alternativo de emissão de recibo, caso venha a receber um pagamento por outro meio. Ou seja, a maquininha de cartão acaba sendo um recurso limitado, por esse ponto de vista.
Ainda assim, nada impede que você combine essa opção com recibos preenchidos à mão e/ou outros formatos disponíveis. Além disso, é possível integrar a maquininha a um sistema PDV que emita outras formas de recibo.
Tenha atenção ao emitir e guardar recibos
Como vimos, há diversas formas de realizar a emissão de recibos para clientes. Então, basta escolher o formato que atenda melhor às necessidades do seu negócio e facilite o controle financeiro da sua empresa.
Caso permaneça com dúvidas sobre o enquadramento legal do seu negócio e sobre o tipo de documento que você deve emitir, consulte um profissional ou uma empresa de contabilidade.
A emissão de um recibo no lugar de uma nota fiscal (quando esta é obrigatória) pode levar a penalizações pelo crime de sonegação de impostos (Lei 8.137/1990). Afinal, essa atitude pode ser entendida como uma tentativa de disfarçar o faturamento de sua empresa.
É importante, também, guardar e organizar recibos em segurança. Afinal, eles podem ajudar no controle interno de sua empresa, além de serem úteis em casos de auditorias, reclamações de clientes e ações de fiscalização.
