Qual o melhor tipo de recibo para o seu cliente?

O tipo de recibo que você oferece ao seu cliente tem um impacto sutil mas importante no desempenho de seu negócio. Escolher o modelo errado pode criar filas longas no balcão, dificuldades nos pedidos de reembolso até problemas no estoque e no pagamento de impostos.

Por isso, exploraremos neste artigo os diferentes tipos de recibos (manuscrito, e-mail, SMS e o NF-e) que você pode entregar ao seu cliente e os prós e contras de cada um deles.

Com base nesta avaliação, iremos sugerir para que tipo de establecimento comercial cada recibo é indicado, ajudando você a identificar qual o ideal para a sua empresa.

Recibo escrito à mão

O recibo manuscrito é a forma mais tradicional de documentação de transações financeiras. Até hoje, você encontra em papelarias talões de recibo que você pode preencher à mão.

Outra opção é criar o seu template de recibo no computador, imprimir algumas cópias e preencher os campos vazios venda a venda.

Prós: solução acessível e barata, podendo ser customizada para necessidades individuais ao criar modelo próprio no computador.

Contras: pode ser prejudicial ao meio-ambiente e precisa ser digitalizado pela contabilidade, o que cria um trabalho a mais. Também exige cuidado extra no armazenamento, pois pode ser perdido ou danificado.

Para que tipo negócio: quem não precisa de NF-e, oferece poucos recibos por dia, e tem espaço para aramazenamento seguro.

Recibo por e-mail

Os recibos por e-mail são populares devido à sua praticidade. Muitos aplicativos e máquinas de cartão contam com essa opção de fábrica, o que facilita e estimula o uso.

Este tipo de recibo é criado diretamente pelo provedor da solução de pagamento, bastando informar o e-mail do cliente e clicar em um botão para fazer o envio.

Prós: são fáceis de arquivar e recuperar, economizando espaço físico, além de serem práticos e facilitarem a criação de um cadastro de clientes. E muitos são tã detalhados quanto os recibos de papel.

Contras: podem cair na caixa spam, além de exigerem a solicitação do e-mail do cliente – o que pode desacelerar a fila do caixa. Há ainda a necessidade de observar as exigências legais sobre a privacidade dos dados do cliente.

Para que tipo de negócio: comum entre quem não precisa de NF-e e vende por meio de uma loja virtual e/ou quer criar uma lista de clientes para ações de marketing.

Recibo por SMS (mensagem de texto)

Recibos por SMS (mensagem de texto) são rápidos e convenientes. Basta digitar o número do celular do cliente na solução de pagamento (aplicativo ou máquina de cartão) para que uma mensagem de confirmação seja disparada.

Como se pode imaginar, a mensagem de texto é um tipo de recibo resumido, com as informações básicas sobre a transação realizada. Não há customização além do nome da sua empresa.

Prós: recibos por SMS serão notados pelo cliente instantaneamente (muitas vezes quando eles ainda estão no seu estabelecimento comercial) e são mais simples de criar, enviar e arquivar se comparados à opção por e-mail ou papel.

Contras: este tipo de recibo não é adequado para detalhamento extenso da venda, para quem precisa de recibo personalizado. Ele também requer seguir as normas da Lei Geral de Provacidade de Dados por conta do número do celular do cliente.

Para que tipo de negócio: quem não precisa de NF-e, tem volume baixo ou médio de vendas, comercializa produtos ou serviços de simples identificação e com baixa possibilidade de exigência de reembolso ou trocas.

Recibo por NF-e (nota fiscal eletrônica)

A nota fiscal eletrônica é um documento oficial e pode ser uma exigência legal de acordo com determinação do governo federal. Ainda que nota fiscal e recibo não sejam a mesma coisa, ela pode funcionar como comprovante de venda.

Há diversos tipos de NF-e de acordo com o produto comercializado ou serviço prestado e eles costumam ser parte de um software de contabilidade.

Mas para entender melhor o que seu negócio deve fazer especificamente, é preciso consultar um contador, o Sebrae, a Receita Federal, Secretaria da Fazenda estadual ou um órgão da Prefeitura responsável.

Prós: mesmo que não seja um exigência legal no seu caso, este tipo de recibo facilita a entrega de relatório para o contador e a gestão financeira e fiscal, além de ser o melhor para arquivamento digital.

Contras: exige conhecimento técnico e legal. E, em muitos casos, é preciso ter uma impressora para entregar uma cópia impressa ao cliente, o que pode gerar um custo extra.

Para que tipo de negócio: segmentos que são obrigados a emitir NF- e ou preferem usar esta opção de recibo por sua praticidade, confiabilidade e profissionalismo.

É possível não fornecer nenhum tipo de recibo?

Em algumas situações, não é necessário fornecer um recibo, e isso pode ser aceitável tanto para o cliente quanto para o sistema tributário.

Por exemplo, o cliente pode não querer a cópia do recibo, seja para evitar o uso desnecessário de papel, ou porque não quer fornecer o seu e-mail ou número de celular.

No entanto, é crucial entender o que é recibo e manter registros internos para fins de controle financeiro e pagamento de impostos. Assim, mesmo que você não entregue a cópia do recibo para o cliente, é uma boa ideia ter uma cópia para uso interno.

Em resumo

Escolher o tipo de recibo mais adequado para a sua micro ou pequena empresa depende do tipo de negócio, das preferências dos clientes e das obrigações fiscais. O ideal é consultar o seu contador para obter orientações específicas.

Cada solução conta com vantagens e desvantagens, por isso é importante analisar o que é essencial para o seu negócio. Mas não pense só no custo do recibo em si, mas também nas despesas geradas pelo armazenamento e digitalização dos recibos.

E nada impede que você use mais de uma. Muitas máquinas de cartão oferecem mais de um tipo de recibo, bem como outras soluções de pagamento, permitindo que você escolhe entre elas de acordo com a transação daquele momento ou a decisão de seu cliente.