O compartilhamento eficiente de relatórios de vendas com o seu contador é uma prática fundamental para o sucesso dos pequenos empresários. Trata-se de uma atividade da qual você não tem como fugir e que acaba aumentando a pilha de tarefas no seu dia-a-dia.
Assim, determinar a melhor forma de passar as informações de venda para a contabilidade pode não só evitar dor de cabeça com os órgãos fiscais. Isso irá também economizar os recursos financeiros e de tempo que você ocupa com essa finalidade.
Veja a seguir as diversas maneiras de compartilhar relatórios de vendas. entre métodos eletrônicos e físicos. Você vai descobrir os prós e contras de cada abordagem, permitindo assim que você faça a escolha certa para o seu perfil empresarial,
Use uma planilha do Excel
Uma maneira comum de passar informações para o contador é por meio de uma planilha do Excel ou equivalente, como o Google Sheets ou Numbers da Apple.
Como muitos micro e pequenos empreendedores têm baixo volume de vendas, este tipo de documento pode ser suficiente para detalhar e organizar todas as entradas e saídas, por exemplo.
Você pode enviar relatórios digitalizados para o seu contador
Você pode criar a sua própria planilha de acordo com o que faz sentido para o seu negócio. Mas, para agilizar a contabilidade, é importante tomar alguns cuidados, como por exemplo:
- Crie uma planilha para cada mês de atividade e depois organize os mesmos em um único folder. Assim, fica muito mais fácil fazer pesquisas.
- Crie abas para cada tipo de informação: entradas, saídas, folha de pagamento, outras movimentações financeiras, etc.
- Detalhe as informações, criando colunas com os dados de interesse do seu contador, como valor da venda, número dos recibos de pagamento e impostos retidos.
Para ter certeza de que o que você está fazendo vai ser útil, converse com o seu contador antes de criar a planilha pela primeira vez. E até pergunte se ele ou ela não tem um modelo que você possa usar. Assim, você não perde tempo incluindo mais do que é preciso.
A questão depois será como compartilhar essas informações com o contador. Você pode sim, simplesmente, enviar o arquivo por e-mail. Ou fazer o upload em serviços de arquivamento na nuvem, como Google Drive ou Dropbox. Mas entenda que nada disso é totalmente seguro.
Compartilhe o login de seu sistema de contabilidade
A solução que costuma funcionar melhor é usar um sistema de contabilidade e criar um login específico para o seu contador. Sim, ninguém vai lhe impedir de compartilhar a própria senha, mas isso não é indicado por questões de segurança.
Além disso, pode ser que nem tudo que esteja no sistema seja de interesse de seu contador. Neste caso, faz mais sentido exportar e compartilhar os relatórios que forem úteis em vez de liberar o acesso completo.
Você vai encontrar diversas opções de sistema de contabilidade no mercado, tais como Sage, Domínio, Mastermaq, Fortes e Alterdata. Há também opções gratuitas (com limitações). O importante é você dar uma olhada no que é oferecido para saber qual deles têm as funcionalidades de que você precisa.
As vantagens de usar um sistema de contabilidade para passar as informações para o seu contador são muitas:
- Você terá sempre as informações mais atualizadas de finanças, prontas para o compartilhamento em tempo real.
- Você e seu contador poderão usar a versão para celular do sistema, o que facilita quando se precisa discutir algum assunto fora do escritório.
- O contador terá acesso ao que for preciso quando for preciso, sem ter que falar com você – o que diminui o número de tarefas sob sua responsabilidade.
Por outro lado, via de regra, a desvantagem dos sistemas de contabilidade é o custo da assinatura mensal. Micro e pequenos empreendedores costumam precisar economizar ao máximo e esse serviço pode não ser dos mais baratos – principalmente se você precisar de funcionalidades avançadas, como inventário, controle de estoque e auditoria.
Relatórios impressos são pouco práticos
Sim, nada impede que você passe as informações para a contabilidade no papel. E isso seja porque você também ainda está com a vida financeira no caderninho ou porque prefere imprimir o relatório em vez de compartilhar a senha do sistema de contabilidade ou enviar o material por e-mail.
Mas você terá que enfrentar várias desvantagens se optar por essa solução. Relatórios impressos parecem práticos, mas acabem criando tarefas (e custos) extras, como por exemplo:
- A impressão do relatório em si.
- A digitação do que está escrito.
- A realização de cálculos à mão.
- O transporte para levar o relatório até o contador.
Além disso, há sempre a possibilidade do relatório impresso chegar danificado no escritório do contador (pense nos dias de chuva), ou mesmo acabar sendo perdido no caminho.
E lembre que muitos órgãos públicos exigem que as informações fiscais sejam entregues em formato digital (pense na nota fiscal eletrônica). Com isso, o seu contador pode até decidir cobrar extra se você entregar os dados no papel, já que ele ou ela terá que digitalizar tudo por você.
Por isso, pense bem se há mesmo alguma vantagem em passar as informações para o seu contador desta forma. Pode ser difícil se adaptar ao digital no início, mas vale à pena com o passar do tempo.
Passar por telefone ou pessoalmente
Por fim, você também pode considerar a possibilidade de passar informações para o seu contador por telefone ou mesmo pessoalmente. Mas se já ficou claro que entregar relatórios impressos não é uma boa ideia, imagine fazer isso sem nenhum registro escrito.
Claro, é possível que criar relatório não seja o seu forte e que falar seja a sua arma secreta. Mas quando se fala em controle de caixa, folha de pagamento e pagamento de impostos, é melhor encontrar outra forma (como usar um sistema de contabilidade).
Passar informações contabilidade por telefone não é seguro. Sim, fazer isso pessoalmente resolve este detalhe, mas não resolve outros problemas, como, por exemplo:
- Risco de mal-entendidos.
- Risco de esquecer de passar informações incompletas.
- Necessidade de deslocamento, no caso de reuniões presenciais.
Por outro lado, é verdade que a interação direta com o contador pode ter vantagens. A principal delas é a possibilidade de apresentar clarificações e explicar certos detalhes. Por isso, o ideal é usar o telefone e as reuniões presenciais de forma complementar (antes, durante ou após o envio dos relatórios) e não para oferecer todas as informações do mês.
