A configuração de um ponto de venda (PDV) é muito importante em grande parte dos negócios que aceitam pagamentos presenciais. Saber o que é um PDV e quais são as opções disponíveis para esse sistema ajuda o empreendedor a definir o formato mais adequado para seu sistema de pagamentos.

Neste artigo, explicamos os principais conceitos relacionados a PDV e como eles podem afetar suas decisões de investimento em processamento de pagamentos.

O que é um PDV: definição básica

O ponto de venda, ou PDV, é um conjunto de equipamentos e software que permitem o processamento de pagamentos presenciais de forma eficaz. Em uma loja de roupas, por exemplo, os clientes se dirigem ao PDV para pagar pelas suas compras ao final do atendimento.

O PDV pode ser identificado, normalmente, pela presença de equipamentos como monitores, caixas registradoras e/ou maquininhas de cartão, entre outros itens. No entanto, há diversas configurações possíveis, dependendo do tipo de negócio e das preferências do empreendedor.

Ilustração de uma funcionária de restaurante usando sistema PDV

O monitor é um dos equipamentos integrantes do PDV

Além disso, um PDV também leva em conta sistemas de informação, programas de computador e outras tecnologias que, mesmo não ficando à vista, também têm um papel fundamental no sistema.

Frente de caixa e sistema PDV são a mesma coisa?

Se você é dono de um negócio ou simplesmente já trabalhou com um sistema PDV, é possível que o conheça também como “frente de caixa”. Apesar do nome diferente, em geral, estamos nos referindo à mesma coisa. Ou seja, ao ponto ao qual os clientes se dirigem para realizar o pagamento por um produto ou serviço.

O termo “frente de caixa”, mais tradicional, faz referência ao caixa físico. Já o termo “ponto de venda” pode ser aplicado, muitas vezes, aos diferentes locais onde um produto é comercializado, como estandes e lojas. No entanto, neste contexto, podemos usar as duas expressões como sinônimos de um sistema de processamento de pagamentos presenciais.

O que levar em conta ao preparar um PDV

Hoje em dia, é possível configurar um PDV em diferentes formatos, conforme sua funcionalidade e aparência. Por exemplo, você deverá decidir:

  • Quais métodos de pagamento serão aceitos

  • Como será feita a impressão de recibos

  • Como as vendas serão registradas para fins contábeis

  • Como as vendas serão registradas para “baterem” com o inventário

  • Com qual tecnologia (ou tecnologias) suas necessidades podem ser melhor atendidas

  • Quanto pretende gastar

A seguir, contamos mais detalhes sobre o funcionamento de um PDV e sobre as principais opções com as quais os empreendedores podem contar.

Sistemas PDV ontem e hoje

Antigamente, os sistemas de PDV resumiam-se a uma caixa registradora. Aliás, provavelmente vem daí o termo “frente de caixa”. Essas primeiras caixas registradoras eram bem limitadas.

Era preciso teclar um a um os preços dos produtos, com base nos valores das etiquetas. Então, o operador guardava o dinheiro do pagamento na gaveta e entregava ao cliente o recibo gerado pela registradora.

Leitor de código de barras lendo etiqueta de blusa

O PDV também pode contar com leitor de código de barras

Muita coisa mudou nas últimas décadas, obviamente. Com o avanço tecnológico, é possível contar com um PDV totalmente informatizado. Hoje em dia, as informações sobre os produtos são armazenadas em um banco de dados local ou na nuvem.

O operador pode acessá-las pela leitura automática dos códigos de barras dos produtos. Com isso, todas as informações da transação são registradas rapidamente e armazenadas no sistema.

Software para PDV: armazenamento local ou na nuvem

Um sistema de frente de caixa eficiente deve contar com a tecnologia adequada em hardware (máquinas e componentes) e software (programas de computador).

A escolha de software é muito importante, pois define a forma como as informações de cada produto e transação serão processadas, consultadas e armazenadas no sistema.

Sistema PDV Zettle

Você também pode criar um PDV com maquininhas como Zettle

Em geral, o operador processa as transações por meio de uma interface (front-end) cuja lógica de uso lembra em muito a de caixas registradoras antigas. Obviamente, pode haver diferenças grandes, já que as interfaces mais modernas são acessadas por meio de tablets e monitores com touchscreen.

Além disso, as interfaces usadas no registro das transações estão integradas ao back-end, ou seja, ao servidor do sistema. Desse modo, é possível consultar os dados relativos a cada produto (como preço e estoque) automaticamente e, ao mesmo tempo, registrar as vendas. Seja qual for o sistema adotado no PDV, tudo está conectado e sincronizado.

Há duas opções para armazenamento de dados

Quanto ao armazenamento dos dados, há duas opções principais:

Armazenamento Local: O software é instalado em um servidor (computador) próprio. Como funciona na rede local, não requer internet. Pelo mesmo motivo, as atualizações devem ser feitas manualmente. Normalmente, é adquirido com um pagamento único.

Armazenamento em Nuvem: O sistema é hospedado na internet e pode ser acessado de qualquer local. Por isso, as atualizações são realizadas online e, muitas vezes, de modo automático. Geralmente, há um custo mensal fixo pelo suporte.

O sistema de armazenamento local é o mais tradicional, mas tem perdido espaço para os serviços em nuvem, também conhecidos como Software como Serviço (da sigla em inglês SaaS).

Isso se deve em grande parte às facilidades de integração e suporte do modelo em nuvem, além de seu preço mais acessível. Um fator que permitiu sua popularização foi a melhoria do acesso à internet, com redes mais rápidas e estáveis.

PagVendas nas Moderninhas X e Smart

Software como PagVendas integra máquina de cartão ao PDV

Há outras opções de software que podem ser integradas a um PDV, dependendo do tipo e modelo de negócio. Por exemplo, em um restaurante, é comum encontrar programas que permitem visualizar a disposição das mesas para facilitar o registro dos pedidos. Estabelecimentos que trabalham com delivery podem contar com programas que processam os pedidos feitos por meio de aplicativos.

Opções de hardware: componentes mais importantes

Quando falamos na parte de hardware, também há uma variedade imensa de equipamentos que podem ser adotados em um PDV.

Conforme o tipo de negócio e o sistema de atendimento adotado, a escolha dos dispositivos mais adequados pode minimizar custos e facilitar o trabalho. Confira a seguir alguns exemplos de componentes para PDV:

  • Interface/dispositivo de registro: o “coração” de um PDV, pode ser uma caixa registradora com botões e monitor de computador, além de painéis para visualização pelo cliente. Hoje em dia, dependendo do negócio, também é possível usar um smartphone ou tablet.

  • Impressora de recibo: muitas vezes integrada à registradora, pode ser usada para imprimir recibos para os clientes, além de relatórios de fechamento do caixa.

  • Leitor de código de barras: permite a consulta rápida aos preços de cada item durante o registro da venda, algo importante principalmente no varejo. Além disso, sua integração ao sistema permite que o estoque seja atualizado automaticamente, conforme os itens vendidos.

  • Máquina de cartão: usada para processar pagamentos realizados com cartão de débito ou crédito, bem como carteiras móveis via NFC (aproximação). As máquinas de cartão contam com um software próprio e precisam estar conectadas à internet por meio de cartão SIM ou Wi-Fi. Outra opção são os leitores de cartão que funcionam integrados a um app. Neste caso, usam a rede do próprio celular.

  • Dispositivos de rede: você normalmente precisará de uma configuração de rede para conectar-se à internet ou integrar seus equipamentos com acesso local. Para isso, é necessário montar uma estrutura com roteador/modem e, eventualmente, um hub de computadores locais.

  • Gaveta da caixa registradora: caso você aceite dinheiro vivo em seu estabelecimento, este será um equipamento muito útil. Também pode ser usado para guardar cheques, vouchers, recibos e documentos relativos às transações.

Tanto em relação ao hardware quanto ao software, as melhores opções dependem do que seu negócio realmente precisa e do quanto você está disposto(a) a investir. Portanto, antes de gastar em equipamentos caros e em soluções SaaS para seu empreendimento, defina o modelo de PDV ideal para o seu tipo de negócio.