Qualquer negócio que realiza vendas com o cliente presente terá uma frente de caixa ou “ponto de venda” (PDV). Este é formado pelo conjunto de equipamentos usados para processamento de pagamentos frente a frente com o cliente.

O sistema PDV não é uma máquina ou processo autônomo. É um conjunto de aparelhos que, juntos, permitem que você processe transações de modo eficaz e otimize os processos comerciais.

O conjunto varia em aparência e funcionalidade, dependendo de certos fatores:

  • sua escolha de tecnologia,

  • quais métodos de pagamento você aceita,

  • se você imprime recibos,

  • como você registra as vendas e organiza a contabilidade,

  • os sistemas de inventário que você tem para seus produtos.

Mas, antes de entrar nesses detalhes, vamos voltar para o básico e falar sobre como as transações são processadas, do que uma frente de caixa tipicamente consiste, e algumas das opções atualmente disponíveis para os empreendedores.

Sistemas PDV ontem e hoje

Algumas décadas atrás, sistemas de frente de caixa eram bastante básicos, nada mais que uma caixa registradora. E as primeiras caixas registradoras nem “sabiam” o custo dos produtos.

A pessoa que a operava “datilografava” manualmente os valores dos itens comprados, geralmente com a ajuda de etiquetas com o preço.

O caixa, então, pegava o dinheiro, colocava na gaveta da caixa registradora e dava um recibo de papel ao cliente.

Em alguns casos, o único registro da transação era a cópia desse recibo.

À medida que os sistemas PDV evoluíram, eles se tornaram informatizados, passando a armazenar um banco de dados de produtos em um servidor.

Ilustração de uma caixa registradora antiga

Caixa registradora antiga com introdução manual dos preços

Frequentemente, eles incluíam um leitor de código de barras para que a introdução manual do preço não fosse necessária, ao mesmo tempo em que detalhes da transação eram armazenados eletronicamente.

Atualmente, as coisas são um pouco mais sofisticadas. Embora alguns comerciantes ainda usem sistemas como o descrito acima, muitos estão mudando para sistemas na nuvem, em que os dados são armazenados online.

O que você encontra em uma frente de caixa

Os sistemas de frente de caixa modernos consistem de um hardware e um software. O software é o que registra, processa e armazena os detalhes da transação. Porém, existem diferenças cruciais em como essas informações são armazenadas e usadas em cada tipo de sistema.

Software

Todos os sistemas de frente de caixa modernos têm uma interface voltada para o uso do vendedor (front-end), e uma infraestrutura (às vezes chamada de “servidor”) para funções analíticas e de gestão, funcionando nos bastidores (back-end).

O funcionário processa as transações por meio da interface front-end, a qual pode ser algo simples, parecido com os das caixas registradoras antigas, ou monitor touchscreen ou tela de um tablet. O back-end é acessado separadamente por meio de um navegador ou janela de aplicativo, podendo ser no mesmo aparelho ou não.

Independente do tipo de software PDV, tudo está conectado e sincronizado. Mas, existem duas formas de armazenar os dados:

No Local

  • O software é instalado “localmente” em seu próprio servidor, ou seja, em um computador nas dependências da sua loja.

  • Requer a compra de uma ou mais licenças de software.

  • Você precisará manter e atualizar manualmente este tipo de software.

  • Visto que o software funciona em sua rede de computadores, não precisa de internet.

Na Nuvem

  • O sistema é hospedado online, ou seja, os dados são armazenados nos servidores de internet do seu provedor PDV, permitindo o seu acesso através de qualquer navegador.

  • Também chamado de Software como Serviço (da sigla em inglês SaaS), este sistema é automaticamente mantido e atualizado pelo seu provedor PDV, embora seja sempre recomendado que você use a última versão do app.

Por um tempo, o software PDV local foi a norma para sistemas de frente de caixa informatizados. Porém, atualmente, é mais comum usar sistemas na nuvem ou híbridos, dependendo da internet e do servidor local.

A configuração do software local tende a ser cara, geralmente com a necessidade da assistência de um profissional e de manutenção. Os sistemas na nuvem tendem a ser mais baratos (geralmente pagos na forma de um custo mensal fixo) e com mais opções de integração com outros programas de software.

Por fim, os apps de frente de caixa podem diferir muito em termos de características e layout. Cada tipo de negócio tem suas próprias necessidades, precisando de apps especializados.

Por exemplo, restaurantes podem querer ver a disposição das mesas para saber quem pediu o quê.  Ou podem querer uma solução com a qual os clientes possam fazer o pedido de suas próprias mesas.

Hardware

As empresas têm necessidades diferentes no que diz respeito ao hardware de frente de caixa. Vamos dar uma olhada em alguns dos componentes mais importantes.

  • Interface/dispositivo onde você registra os detalhes da transação: este pode ser, por exemplo, uma caixa registradora com botões, monitor de PC touchscreen, ou um dispositivo móvel com um app para frente de caixa.

  • Impressora de recibo: usada para imprimir recibos para os clientes ou relatórios de final do dia para fechar o caixa.

  • Scanner de código de barras: tipicamente usado em lojas de varejo com muitos produtos. Este é comumente acoplado ao sistema de contagem de estoque do PDV, de modo que o mesmo seja automaticamente atualizado de acordo com os itens vendidos.

  • Máquina de cartão: usada para processar pagamentos realizados por cartões de débito ou crédito, ou carteiras móveis via NFC. As máquinas de cartão tradicionais requerem a instalação de um software (quando já não o tem incluso), e do cartão SIM ou de uma linha telefônica ou banda larga. Por outro lado, leitores de cartão que funcionam via app usam Wi-Fi ou sinal de celular a partir de um dispositivo móvel conectado.

  • Dispositivos de rede: tanto com um sistema baseado na nuvem quanto com um sistema local, você provavelmente necessitará de uma configuração da rede para conexão com a internet, ou para conectar seu sistema informatizado no local. Isto pode ser, por exemplo, um roteador, modem ou hub conectando diversos computadores locais.

  • Gaveta da caixa registradora: usada para guardar cheques, vouchers, recibos relevantes para a contabilidade, além de dinheiro vivo recebido diariamente, já que muitos brasileiros ainda pagam em espécie.

Uma frente de caixa para cada negócio

O melhor hardware e software depende das necessidades do seu empreendimento. Você pode, por exemplo, não precisar de uma caixa registradora se a maioria das suas vendas for com cartão. Ou, talvez, você precise de um sistema portátil que funcione tanto na rua como em uma loja. Vamos dar uma olhada em alguns exemplos.

Pequena cafeteria: PDV simples na nuvem

Uma cafeteria pequena poderia escolher aceitar cartões através de um aplicativo para frente de caixa na nuvem, usando um tablet conectado à uma máquina de cartão via Bluetooth. Se dinheiro vivo é aceito, uma caixa registradora é importante para manter a segurança.

Hoje em dia, os apps de frente de caixa costumam enviar recibos via e-mail ou SMS (mensagem de texto). Portanto, na teoria, uma frente de caixa barata não precisa incluir uma impressora de recibos. No entanto, alguns tipos de negócios devem fornecer o recibo de papel. Por isso, verifique seu caso específico com seu contador.

Com o PDV na nuvem, o empreendedor pode verificar as vendas em casa e enviar diariamente um relatório em Excel para o contador. A pessoa responsável por fechar o caixa na cafeteria precisa apenas dar entrada do horário no tablet ou smartphone, verificar discrepâncias entre transações registradas e recebimentos em dinheiro e cartão, organizar as transações, entre outras atividades importantes de final de dia.

Varejista: PDV hospedado localmente

Uma loja pode escolher um sistema de frente de caixa local, caso sua internet não seja confiável, ou caso o empreendedor prefira manter todos os dados armazenados apenas na sua loja.

O equipamento geralmente não é portátil e a sua instalação requer a ajuda de um profissional. Além disso, o software pode precisar de um profissional de TI para instalá-lo no local fisicamente. Como esses custos são muitos ao serem somados, são lojas de maior porte que optam por esse tipo de frente de caixa.

Foto ilustrando mulher fornecendo cartão em supermercado e o sistema PDV do mesmo

Sistema de checkout de um supermercado é um dos tipos mais completos de PDV

Varejistas também podem necessitar incorporar certas funcionalidades ao sistema PDV. Entre essas, podemos citar algumas, variando desde uma biblioteca de inventário para monitorar os níveis do estoque até ferramentas de hardware, como uma balança no balcão (para verificar o preço de alimentos de acordo com o peso), escaneador de código de barras, e um dispositivo para remoção de chapas de alarme de roupas ou de garrafas de bebidas alcoólicas.

O sistema de checkout mais complexo é geralmente usado em supermercados, devido à variedade e volume de produtos vendidos. Quanto mais especializado os produtos, mais especializada pode ser a frente de caixa.

Rede de restaurantes: frente de caixa híbrida

Os segmentos de alimentos e bebidas, como restaurantes, requerem um conjunto diferente de características no software PDV do que o dos varejistas. Para começar, pode ser necessário uma forma de enviar os pedidos de pratos para a cozinha em tempo real, talvez através de uma impressora conectada na cozinha, e de um sistema de agendamento para fazer as reservas de mesa.

Ilustração de um sistema PDV com touchscreen em cima de um balcão de madeira

Caixa de restaurante com software PDV touchscreen, impressora de recibo e máquina de cartão

Se o restaurante escolhe primariamente um sistema PDV baseado na nuvem, mas sua internet não é 100% confiável, este pode se conectar a um servidor local. Isso irá permitir que o software funcione quando offline e sincronize os dados na nuvem quando online.

Desta forma, as redes de restaurantes beneficiam-se de um sistema baseado na nuvem, em que todos os dados das vendas de todas as filiais possam ser monitorados em tempo real a partir de qualquer navegador de internet.