Qualquer negócio que realiza vendas com o cliente presente terá uma frente de caixa ou ponto de venda (PDV). Este é formado pelo conjunto de equipamentos usados para processamento de pagamentos frente a frente com o cliente.

O sistema PDV não é uma máquina ou processo autônomo. É um conjunto de aparelhos que, juntos, permitem que você processe transações de modo eficaz e otimize os processos comerciais.

O conjunto varia em aparência e funcionalidade, dependendo de certos fatores:

  • sua escolha de tecnologia,

  • quais métodos de pagamento você aceita,

  • se você imprime recibos,

  • como você registra as vendas e organiza a contabilidade,

  • os sistemas de inventário que você tem para seus produtos.

O melhor hardware e software depende das necessidades do seu empreendimento. Você pode, por exemplo, não precisar de uma caixa registradora se a maioria das suas vendas for com cartão. Ou, talvez, você precise de um sistema portátil que funcione tanto na rua como em uma loja. Vamos dar uma olhada em alguns exemplos.

Pequena cafeteria: PDV simples na nuvem

Uma cafeteria pequena poderia escolher aceitar cartões através de um aplicativo para frente de caixa na nuvem, usando um tablet conectado à uma máquina de cartão via Bluetooth. Se dinheiro vivo é aceito, uma caixa registradora é importante para manter a segurança.

Hoje em dia, os apps de frente de caixa costumam enviar recibos via e-mail ou SMS (mensagem de texto). Portanto, na teoria, uma frente de caixa barata não precisa incluir uma impressora de recibos. No entanto, alguns tipos de negócios devem fornecer o recibo de papel. Por isso, verifique seu caso específico com seu contador.

Com o PDV na nuvem, o empreendedor pode verificar as vendas em casa e enviar, diariamente, um relatório em Excel para que o contador faça o cálculo de impostos, como o IPRF e IRPJ. A pessoa responsável por fechar o caixa na cafeteria precisa apenas dar entrada do horário no tablet ou smartphone, verificar discrepâncias entre transações registradas e recebimentos em dinheiro e cartão, organizar as transações, entre outras atividades importantes de final de dia.

Varejista: PDV hospedado localmente

Uma loja pode escolher um sistema de frente de caixa local, caso sua internet não seja confiável, ou caso o empreendedor prefira manter todos os dados armazenados apenas na sua loja.

O equipamento geralmente não é portátil e a sua instalação requer a ajuda de um profissional. Além disso, o software pode precisar de um profissional de TI para instalá-lo no local fisicamente. Como esses custos são muitos ao serem somados, são lojas de maior porte que optam por esse tipo de frente de caixa.

Foto ilustrando mulher fornecendo cartão em supermercado e o sistema PDV do mesmo

Sistema de checkout de um supermercado é um dos tipos mais completos de PDV

Varejistas também podem necessitar incorporar certas funcionalidades ao sistema PDV. Entre essas, podemos citar algumas, variando desde uma biblioteca de inventário para monitorar os níveis do estoque até ferramentas de hardware, como uma balança no balcão (para verificar o preço de alimentos de acordo com o peso), escaneador de código de barras, e um dispositivo para remoção de chapas de alarme de roupas ou de garrafas de bebidas alcoólicas.

O sistema de checkout mais complexo é geralmente usado em supermercados, devido à variedade e volume de produtos vendidos. Quanto mais especializado os produtos, mais especializada pode ser a frente de caixa.

Rede de restaurantes: frente de caixa híbrida

Os segmentos de alimentos e bebidas, como restaurantes, requerem um conjunto diferente de características no software PDV do que o dos varejistas. Para começar, pode ser necessário uma forma de enviar os pedidos de pratos para a cozinha em tempo real, talvez através de uma impressora conectada na cozinha, e de um sistema de agendamento para fazer as reservas de mesa.

Ilustração de um sistema PDV com touchscreen em cima de um balcão de madeira

Caixa de restaurante com software PDV touchscreen, impressora de recibo e máquina de cartão

Se o restaurante escolhe primariamente um sistema PDV baseado na nuvem, mas sua internet não é 100% confiável, este pode se conectar a um servidor local. Isso irá permitir que o software funcione quando offline e sincronize os dados na nuvem quando online.

Desta forma, as redes de restaurantes beneficiam-se de um sistema baseado na nuvem, em que todos os dados das vendas de todas as filiais possam ser monitorados em tempo real a partir de qualquer navegador de internet.