Fazer a gestão de um negócio é um desafio, em especial para o pequeno empresário, que muitas vezes atua com poucas ferramentas em razão do orçamento limitado para investimentos.

Para determinados tipos de negócio ou quando eles atingem certa proporção, porém, o empreendedor deve analisar se é a hora de investir em tecnologia – e um sistema de frente de caixa (PDV) pode ser o primeiro investimento deste tipo.

Veja a seguir quando e como contratar este sistema.

Quando contratar uma frente de caixa

Uma frente de caixa é um sistema integrado para controlar pagamentos, emitir notas fiscais (inclusive eletrônicas), gerar relatórios, e até mesmo fazer a gestão do estoque. Com ela, a empresa ganha agilidade nas vendas, na contabilidade, e consegue manter um melhor controle financeiro.

A frente de caixa tem peso importante no comércio, em razão do volume de vendas. Veja o caso de lanchonetes e restaurantes em horários de pico, por exemplo. Uma experiência ruim para o cliente na hora de concluir a compra – enfrentando filas ou demora na cobrança – pode colocar todos os demais esforços do empresário em risco.

Tablet mostrando função relatórios do Shopify

Shopify PDV oferece backup salvo na nuvem e relatórios detalhados

Portanto, se você percebeu que os clientes estão insatisfeitos com a demora no processo de compra, ou ainda se você ou seu funcionário perde muito tempo com a contabilidade e fica perdido com vendas feitas e a receber, você precisa de uma frente de caixa.

Benefícios da frente de caixa

Há sistemas mais simples e outros mais complexos, com mais recursos, mas as principais vantagens são:

  • Simplificação do processo de checkout, integrando meios de pagamento e geração/envio de notas fiscais eletrônicas

  • Gestão de estoques

  • Geração de relatórios para identificar produtos mais vendidos, perfil do cliente, etc

  • Automação da contabilidade, com geração e envio de relatórios para o contador

Software local ou online?

Há duas formas de contratar seu sistema de frente de caixa: com um software local ou online. No primeiro caso, ele é instalado em um computador da loja. No segundo, fica hospedado na nuvem, ou seja, no seu provedor de PDV, e é acessado por meio da internet.

Até pouco tempo atrás, o software local era a única opção disponível, um modelo caro para o pequeno empresário, pois exige configuração e assistência de um profissional.

No formato online, os custos costumam ser mais baixos, principalmente porque todo o processo de configuração, atualização e ajustes é feito remotamente. Já existem até mesmo opções de frente de caixa gratuitas.

Ilustração de um sistema PDV com touchscreen em cima de um balcão de madeira

Frente de caixa básica tem caixa registradora, impressora de recibo e máquina de cartão

Cuidados antes de contratar

Antes de optar pelo tipo de sistema e fornecedor, pesquise sobre as opções disponíveis que cabem no seu bolso e converse com outros empresários do seu setor que já as utilizam.

É importante avaliar também se o sistema atende às suas demandas. Se você tem uma meta alta de crescimento, verifique se o PDV tem a escalabilidade necessária, por exemplo.

Outros pontos para avaliar são:

Agilidade: um software lento ou complicado demais pode impedir que você ganhe rapidez no negócio, em especial no atendimento ao cliente.

Confiabilidade: os softwares devem controlar com exatidão as informações, como por exemplo os itens vendidos e os preços.

Certificação: verifique se ele é homologado pela Secretaria da Fazenda e se atende à legislação local.

Considere o custo-benefício de um ponto de venda

Para crescer é preciso investir. Contratar um sistema de frente de caixa pode parecer desnecessário à primeira vista, mas ao colocar no papel as atividades do negócio que tomam muito tempo e/ou atrapalham o atendimento ao consumidor, como aquelas do PDV, a conclusão pode ser outra.

Por fim, lembre-se que a utilização da tecnologia requer conhecimento. Ao contratar um sistema integrado para seu negócio, treine sua equipe e certifique-se também de mantê-la atualizada.