À medida que seu negócio cresce, o número de produtos também pode ter aumentado. E cuidar do controle de estoque com papel e caneta pode não ser mais possível ou, pelo menos, pode ter ficado bastante complicado.
Mas você também pode não estar preparado para investir em um software avançado para fazer o controle de estoque. Ir direto para uma solução de ponta pode criar um custo desnecessário, além de uma curva de aprendizagem e tarefas posteriores. E tudo isso é um problema para o pequeno empreendedor.
Assim, vamos apresentar as opções que você têm para criar um sistema de controle de estoque, as vantagens e desvantagens de cada um deles, e como eles funcionam.
Controle de estoque com planilhas
Se você estava usando um caderninho, o primeiro passo para criar um sistema de controle de estoque pode ser uma planilha no Excel, Google Sheets ou programa equivalente. Ainda que pareça bastante básico, esta solução tem diversas vantagens para o pequeno empreendedor.
Vantagens
Custo zero ou quase zero a depender do programa
Você, provavelmente, já sabe como o software funciona
Simples, fácil de usar, com diversos tutoriais grátis na internet
Pode ser acessado em qualquer lugar, por meio de um aplicativo para celular ou tablet
Desvantagens
Não é possível integrar com outros programas de gestão
Uso é confuso à medida que o número de produtos cresce
Identificação de problemas, como estoque baixo, deve ser feita manualmente
A entrada manual de dados pode levar a erros
Não é atualizado em tempo real, o que pode criar problemas se houver mais de um vendedor
Fica claro que a planilha não deve ser usada por quem tem um número alto de produtos com diversas especificações, como lojas de roupas e calçados.
Sim, o o significado de “número alto” é relativo, mas pense na sua capacidade de memorização. Se você não consegue lembrar de cabeça tudo o que tem no estoque e o que vendeu no dia, a planilha não será indicada.
É muito mais simples fazer o controle de estoque digitalmente
Isso porque você não conseguirá atualizá-la e cuidar das vendas ao mesmo tempo. E se você tiver mais de uma pessoa fechando pedidos, a situação pode ficar ainda mais complexa e passível de erro humano.
Por outro lado, vale a pena criar uma planilha com alguns produtos que você tem hoje no estoque antes de buscar por uma solução mais avançada. Esse processo vai ajudar você a entender do que você realmente precisa.
O que você deve incluir na planilha
Como você irá incluir nessa planilha também depende do seu produto. E você encontrará alguns modelos (templates) a internet. Mas aqui vão algumas dicas para criar algo bem básico:
Crie uma única pasta de trabalho para o seu controle de estoque, mas, se tiver mais de 50 produtos, crie uma planilha para cada um deles. Isso tornará as buscas e consultas mais fáceis.
Crie uma coluna para cada especificação: código do produto, tamanho, cor, descrição, preço (unitário, varejo, atacado), quantidade, marca ou fornecedor
É sempre bom ter uma coluna para anotações, como um lembrete para comprar uma quantidade maior de certo produto para o Dia das Mães
Planilhas mais avanaçadas podem conter informações voltadas para inventário, como data de entrada e saída, além do número da nota fiscal. Neste caso, crie uma planilha para cada produto, pois você terá que registrar cada entrada e saída ao longo do tempo.
Controle de estoque com sistema de gestão
O próximo passo para quem já percebeu que a planilha não vai lhe atender bem é buscar por um software ou aplicativo de gestão de negócio. Sim, é possível que tudo de que você precisa no momento é o controle de estoque e, quem sabe, das funções de inventário.
Mas é bem difícil que você encontre uma solução que cuide exclusivamente da entrada e saída de produtos. As opções disponíveis, como o PagVendas PagSeguro, Eleve TOTVS, Vhsys, Bling e Zettle Go oferecem muitas outras ferramentas voltadas para a gestão de empreendimentos como um todo.
As vantagens e desvantagens variam de acordo com o software, mas aqui está o que eles costumam ter em comum:
Vantagens
Soluções completas com tudo de que você precisa para otimizar as suas vendas
Integração com sistema PDV, permitindo vendas mais rápidas e eficientes
Atualização em tempo real, mantendo você sempre ciente do que está disponível em seu estoque
Integração com plataformas de lojas virtuais, como Shopify, Wix e Loja VirtUol
Emissão de relatórios para uso na gestão e para ser entregue a contadores
Uso com leitor de código de barras e, consequentemente, com os códigos SKU
Desvantagens
Custo pode ser alto para pequenos negócios – mas há soluções gratuitas, como as integradas às maquininhas de cartão.
Pode levar tempo para começar a usar, já que é preciso cadastrar diversas informações no sistema.
Você, e seus colaboradores, precisarão aprender bem como usar o sistema antes de começar a usá-lo na frente do cliente.
Uma outra questão interessante a considerar é que o sistema de gestão irá crescer com a sua empresa. É bem possível que você comece com um plano mais básico, por um valor mensal menor.
À medida que sua empresa cresce, você pode passar para planos mais completos, com mais ferramentas integradas.
Zettle Go permite adicionar detalhes sobre cada produto e acompanhar nível de estoque
O bom disso é o que o aplicativo ajuda a vender mais, oferecendo insights e ferramentas que vão ajudar você a entender melhor a saúde de seu negócio. E a empresa fornecedor do sistema irá oferecer suporte cada vez mais personalizado. Este é o caso, por exemplo, do sistema PDV Loyverse.
É verdade que isso significa pagar mais pelo sistema de controle de estoque, mas o importante é que você não terá que trocar de software e passar por todo processo inicial de configuração e treinamento novamente.
Como escolher a solução certa
Como pode haver um custo envolvido e um tempo de adaptação que pode desacelerar as suas atividades comerciais, é importante que você considere bem qual software de controle de estoque irá usar. Como sempre, você pode ter necessidades específicas, mas, via de regra, pense no seguinte:
Veja se algo que você já tem oferece uma ferramenta de controle de estoque. Como dito, sua maquininha de cartão ou loja virtual pode ter uma solução integrada a custo zero ou bem mais baixo para clientes.
Se não tiver nada a seu dispor, considere se precisa também de uma delas. Por exemplo, pode fazer mais sentido adquirir a maquininha de cartão ou criar uma loja virtual e usar a ferramenta delas, do que ter só o aplicativo de controle de estoque.
Se decidir usar um aplicativo novo, considere do que precisa de início exatamente na hora de escolher o plano. As ferramentas serão muitas, e quanto mais você tem, mais caro fica. Aquela planilha sugerida na seção anterior pode ajudar bastante.
Mas também saiba que não é uma boa ideia preferir uma solução com poucas ferramentas em todos os planos. A sua empresa vai crescer e o ideal é ter um aplicativo de controle de estoque que cresça com ela.
Para determinar qual opção é melhor para você, faça uso do período de teste grátis. Insira alguns dados reais, emita relatórios e veja se a ferramenta atende bem ao seu negócio.
É fácil começar o controle de estoque
Você deve ter percebido que é fácil começar a fazer o controle de estoque. Escolha você usar uma simples planilha ou um software de gestão, é possível cuidar melhor das suas entradas e saídas de produtos sem dor de cabeça e por um custo baixo ou até zero.
E, em termos de equipamentos, você só irá precisar do seguinte:
Um notebook, computador de mesa ou tablet para inserir e acompanhar informações – isso também pode ser feito com um celular, mas a tela pode ser muito pequena para ver tudo com a qualidade necessária.
Uma conexão à internet confiável, seja banda larga, Wi-Fi ou do seu celular, para garantir o acesso aos dados quando e onde precisar.
Ou seja, você, possível, já conta com o que é necessário. O que você precisa agora é apenas começar a analisar e testar as opções disponíveis e descobrir qual a melhor para o seu negócio.
