Você pode já ter visto códigos SKU em produtos e documentos de entregas, mas o que é, afinal, SKU e como ele é usado pelos vendedores?

  • SKU significa Stock Keeping Unit (Unidade de Manutenção de Estoque).

Ele é um código com 8 a 12 caracteres, incluindo letras e números, pelo qual é possível rastrear informações relativas a características únicas de um produto. Ele também é chamado, muitas vezes, de código do produto.

Os vendedores designam números SKU para os diferentes tipos de produtos que eles vendem. Assim, são capazes de controlar melhor os itens em estoque.

Um código SKU pode conter informações sobre:

  • Fabricante
  • Versão do produto (ex. cor, tamanho, tipo)
  • Outras informações úteis para a sua loja

Uma vez que esse código tenha sido registrado em seu ponto de venda (PDV), ou sistema de vendas, você poderá conferi-lo para identificar os níveis de estoque em diferentes locais, entregas que estão sendo realizadas e outros detalhes de cada item.

Ele é diferente de um código de barras ou do código UPC (Código Universal de Produto, formado por 12 números), que contém informações comuns a diferentes vendedores. UPCs e códigos de barras são designados pela GS1, associação internacional responsável por essas e outras iniciativas de padronização nos negócios.

Exemplo SKU

Por outro lado, os códigos SKU são específicos para cada negócio. Então, o código usado por um vendedor não fará sentido algum para outras empresas. Não é obrigatório usar códigos SKU, mas eles oferecem muitas vantagens práticas, como veremos a seguir.

Aplicações do SKU no comércio

A principal função dos números SKU é proporcionar uma gestão precisa do estoque, tanto em uma loja física quanto em um e-commerce. Eles permitem a você:

  • Verificar e ajustar níveis de estoque
  • Rastrear a localização dos produtos
  • Analisar o desempenho das vendas
  • Coordenar a reposição de produtos
  • Identificar perdas

Poder conferir a disponibilidade e a localização de um produto no estoque por meio do código SKU é especialmente útil. Assim, você não precisa mergulhar no estoque ou abrir dezenas de caixas para encontrar um item específico enquanto um cliente espera na loja, por exemplo.

E você certamente tem interesse em encomendar novos produtos na hora certa para não acabar ficando sem estoque. À medida em que crescem a sua seleção de produtos e o volume de vendas, aumenta também a complexidade de organização do seu estoque. Você precisará coordenar o reabastecimento para evitar o excesso de produtos encalhados e a falta dos itens mais populares em sua loja.

Alguns sistemas de PDV permitem que se faça encomendas automáticas dos fornecedores. O vendedor pode definir um volume mínimo para um produto em estoque — e uma nova encomenda será feita assim que o estoque alcançar esse nível. Também é possível definir um número máximo de itens de um produto em sua loja. Seja qual for o seu objetivo, ao usar códigos SKU, você saberá quantos itens, exatamente, há em sua loja.

Ainda pode haver outros benefícios para e-commerce. Recomendações de produtos em lojas online podem ser baseadas em SKUs. E a disponibilidade dos produtos pode ser atualizada automaticamente no site com base nesse código.

Como o SKU pode resolver problemas de estoque

Para que os códigos SKU permitam o rastreio de itens e ajudem a automatizar ordens de compra, é preciso que eles sejam registrados corretamente. Assim, você evitará problemas como:

  • Estoque negativo — Quando o sistema exibe itens com sinal negativo

  • Estoque fantasma — Quando o sistema indica a disponibilidade de itens inexistentes

Mesmo que sejam casos diferentes, eles são sintomas de algo parecido. Em geral, quando há estoque negativo, isso significa que você deixou de registrar corretamente a entrada de produtos em uma entrega — e, depois, vendeu esses itens. Não são todos os sistemas de PDV que exibem estoque negativo.

Às vezes, o estoque negativo é gerado por erros no registro de produtos em estoque. Nesse caso, a pessoa responsável por receber os itens pode tê-los registrado com nome/descrição de outro produto, gerando um estoque fantasma.

Para resolver isso, é preciso corrigir o estoque negativo (para zero ou um número positivo) e contar os produtos que foram esquecidos. Após identificar o estoque fantasma, é preciso atualizá-lo no sistema, também.

Lendo código de produto e identificando no tablet

Códigos podem ajudar você a acompanhar o estoque da loja

Um estoque fantasma também pode ser resultado de roubo. Se você não for capaz de encontrar os itens que deveria ter no estoque, eles podem ter sido roubados. Se for o caso, você pode tomar atitudes para proteger os produtos. Por exemplo, mudando de lugar os itens mais visados por ladrões ou treinando seus funcionários para evitar que isso aconteça.

Nesse sentido, discrepâncias entre os registros e o nível real do estoque podem servir como alerta para problemas em sua loja, além de ajudá-lo(a) a fazer algo a respeito.

Como criar códigos SKUs

Para tirar vantagem dos códigos SKU, você precisa adicioná-los ao PDV e ao inventário de estoque.

Isso não costuma ser complicado quando se usa um gerador automático de SKU. E essa ferramenta muitas vezes está inclusa em um software de PDV ou específico para e-commerce. Caso você não conte com esse recurso atualmente, pode usar ferramentas online gratuitas, como o Zoho SKU Generator ou o Katana. Com elas, você pode criar SKUs e exportá-las em uma planilha para o seu sistema de inventário.

Caso prefira, você pode criar os SKUs manualmente e adicioná-los um a um, caso o seu inventário não seja tão grande. Não existe um modelo universal para esse tipo de código. No entanto, você pode adotar um padrão que é seguido em muitos sistemas de SKU:

  • Primeiros 2 a 3 caracteres: Categoria do produto, departamento ou fornecedor

  • Próximos caracteres: Atributo 1 do produto

  • Mais alguns caracteres: Atributo 2 do produto

  • Últimos caracteres: Número de identificação do produto

Os últimos caracteres garantem que os produtos com os mesmos atributos terão um código único e sequencial para diferenciá-los.

Com base nesse modelo, é possível criar um código como este:

  • Categoria: Vestuário Masculino = VF

  • Marca: Nike = NI

  • Tipo: Camiseta = CA

  • Identificador sequencial = 01

Assim, o código SKU seria VFNICA01.

SKU da variação: como criar códigos com tamanho, cor e mais

Uma dúvida frequente de quem precisa criar SKUs diz respeito à forma de diferenciar variações de um mesmo produto. Pense em uma camiseta, por exemplo. Normalmente, o vendedor terá versões desse tipo de peça em tamanhos diferentes (pequena, média, grande etc.). Além disso, em muitos casos, haverá versões da camiseta em cores diferentes (preto, branco, cinza etc.).

A pergunta, então, é: essas versões diferentes de um mesmo produto devem ter códigos diferentes? Ou, em outras palavras, deve haver um SKU da variação?

A resposta é: sim. Cada versão do item deve ter um código único que seja facilmente rastreável. Afinal, na hora de pesquisar um item em estoque para um cliente, por exemplo, você está à procura de um tamanho e/ou cor específica, não é mesmo?

Voltando ao exemplo anterior, diferentes versões do produto poderiam ter os seguintes SKUs:

  • VFNICA01PRM, onde PR = cor preta e M = tamanho médio

  • VFNICA01BRG, onde BR = cor branca e G = tamanho grande

E assim por diante.

Em lojas online, é comum que sejam exibidas diferentes versões do produto em uma mesma página. Assim, o comprador pode escolher entre diferentes cores e tamanhos, por exemplo, em um mesmo lugar. Por isso, é muito importante em sites de e-commerce o conceito de SKU Pai.

O SKU Pai de um item é o código SKU em sua versão simplificada. Ou seja, sem a parte do código referente à variação do produto (como cor, tamanho etc.). No exemplo que usamos até agora, o SKU Pai seria justamente o código VFNICA01, enquanto o código VFNICA01PRM seria o SKU da variação preta e de tamanho médio da camiseta.

E na nota fiscal?

Diferentemente do código de barras, o SKU é opcional na nota fiscal de um produto. Afinal, esse é um código voltado para uso interno, principalmente. Como já dissemos, as lojas não são nem mesmo obrigadas a aplicar o código SKU em seus produtos. Esse sistema é adotado por decisão dos lojistas, graças aos benefícios que traz para a gestão de estoque.

Caso você queira acrescentar o SKU na nota fiscal, poderá incluí-lo no campo de descrição do produto. Entre os benefícios disso, está uma maior facilidade de identificar o item no caso de pedidos de trocas, por exemplo. Você também terá mais uma informação útil na hora de conferir o estoque e averiguar eventuais quebras de inventário.

Uso em marketplaces

É comum, e muitas vezes obrigatório, o uso de SKU em marketplaces. Afinal, essa é uma forma que as plataformas têm de garantir a adequação das vendas às suas políticas comerciais. Normalmente, os SKUs devem ser enviados à plataforma junto ao catálogo de produtos que serão comercializados pelo usuário.

A obrigatoriedade de códigos SKU varia conforme o marketplace:

  • SKU opcional: Shopify, WooCommerce, Wix, Facebook

  • SKU obrigatório: Amazon, Magazine Luiza, B2W (Submarino, Americanas e Shoptime)

O próprio sistema de codificação SKU costuma ser avaliado pelas plataformas. Muitas plataformas não aceitam caracteres especiais, por exemplo. Além disso, muitas vezes, há limites de tamanho. Por isso, você deve ter cuidado e planejar bem o seu sistema SKU antes de enviar os códigos a um marketplace.

Cuidados básicos

Lembramos, mais uma vez, que você pode usar letras e números para montar o código SKU. Portanto, não é difícil criar uma classificação que faça referência a diversas características de um produto e, ao mesmo, evite repetições. Com isso, você não precisa recorrer a caracteres especiais, por exemplo. Aliás, nem é recomendado fazer isso, já que os caracteres especiais podem não ser aceitos em alguns softwares.

Você pode usar um código maior ou menor conforme as suas necessidades. Não existe um número específico de caracteres a ser utilizado. Isso irá depender da quantidade de informações e do nível de detalhamento do produto que você deseja ver contido no SKU. Procure incluir o máximo de informações no mínimo de caracteres.

Tenha em mente que você deve ter atenção ao criar os SKUs. Afinal, formatos mal pensados podem resultar em códigos repetidos ou em outros problemas operacionais. Um modelo de SKU inteligente deve ser ao mesmo tempo intuitivo e flexível.